Трудно жить легко

Зачастую взаимодействие между отделами, контрагентами выстроено по сложной схеме бумагооборота, где всегда есть риск что-то потерять, забыть, что всегда способствует процветанию воровства и выводу средств на сторону. И, чаще всего, затягиванию сроков работ, удорожанию проекта. А многие процессы начинают требовать дополнительных ресурсов в виде дополнительной рабочей силы, контроллёров, промежуточных постов, что накладывает ещё большие издержки. А самое смешное то, что издержки возрастают пропорционально увеличению количества ответственных лиц и кажущаяся перспектива лучшего управления процессами — только иллюзия.

Вряд ли кто-то станет спорить с тем, что нужно стремиться упрощать систему, оптимизировать её, но не за счёт сотрудников, а за счёт грамотной автоматизации процессов, улучшения контроля работ и упрощения делопроизводства. Помните, как мы все лет десять назад стояли в очереди в разные окна в налоговой? Зато сейчас большинство вопросов можно решить в одном окне. То есть решить проблему реально — с помощью специального программного обеспечения. И на данный момент их существует огромное множество — одни масштабируемы, но дорогие, другие бесплатны, но обладают своей спецификой.

Вопрос об особенностях взаимодействия участников строительного В процесса В мы адресовали непосредственно первоисточникам — строительным компаниям. Мы спрашивали у специалистов, как в их организациях выстроено общение между отделами, как контролируется наличие товара на складе, соблюдение сроков выполнения работ и прочие нюансы. «Подбивать» статистику и пускаться в долгие рассуждения смысла нет: ответы получились на удивление однотипными. Приведём некоторые из них.

«Никакого специального программного обеспечения мы не используем, разве что 1С и электронную почту. Взаимодействие между отделами организовано с помощью почты. Может быть, всё дело в том, что у нас не такая большая линия производства, не конвейер, чтобы возникала необходимость регулярно контролировать остатки. Все нюансы мы обсуждаем конкретно с клиентом, после подписания договора в течение нескольких дней собирается продукция у поставщиков. Я думаю, что автоматизация в этом вопросе нужна, когда появляется складское хранение. Как только встаёт этот вопрос, появляется ответственное лицо и необходимость строгого учёта», — рассуждает коммерческий директор ООО «БТ-Сервис» Александр Телелеев.

«Компания наша только начала заниматься крупным строительством, мы ещё только осваиваем это направление. Так что пока что никаких специализированных программных продуктов мы не используем. У нас несколько объектов, и контроль за ними осуществляется в ручном режиме: выезжаем на каждый — ежедневно и бывает, что не по разу. Наличие материалов проверяем точно так же. Мы работаем в соответствии с проектом, то есть только когда завершается одна фаза, мы закупаем материалы на другую, и никаких современных средств для учёта не применяем. Не могу судить о том, насколько этот вариант эффективен, поскольку по другой схеме мне работать не доводилось», — говорит директор СК «Марсель» Владимир Четвергов.

«Никакой спецпрограммы мы не используем. У всех наших сотрудников есть доступ к серверу, где хранятся все документы. У каждого работника создана своя папочка. Имеется кнопка «Входящие», и человек может посмотреть, какие документы поступили из других отделов. Понятно, что мы, как, наверное, и все сегодня, используем 1С, свои программы есть у проектировщиков. Для отдела продаж разработана собственная программа — силами нашего сотрудника. Я думаю, если бы в этом была потребность, то были бы разработаны системы и для других отделов», — комментирует начальник инвестиционного управления СК «Реставрация» Евгения Долженко.

Строители в вопросах специфического программного обеспечения проявили удивительное единогласие. Но у медали всегда две стороны. Своим взглядом на ситуацию — с точки зрения подрядчика — поделился главный инженер ООО НПК «Дегидрол» Фёдор Мойсеёнок.

«Крупные корпорации, компании, холдинги сидят на специально выстроенных «под них» системах вроде САП, Microsoft Exchange, derectum, «Первый бит» и так далее. И порой, включиться в эту систему подрядчику не удаётся ввиду того, что доступ третьих лиц в БД — это нарушение безопасности предприятия. Вот и получается, что подрядчик с заказчиком в XXI веке обмениваются тоннами бумаг, теряя время, а В порой ещё и документы, портя и без того безрадостную экологическую обстановку.

Приблизительно такой порядок выстроен на типовом объекте — с точки зрения подрядчика.

Пункт первый — подписание контракта. Здесь мы оговариваем наши возможности, границы ответственности и условия с учётом нашего опыта работ на подобных объектах. Но как обстоят дела у других подрядчиков, какие предусмотрены смежные работы, мы не видим. И уже на этом этапе можно говорить о вполне реальных ошибках в вопросе определения сроков работ.

Дальше — больше. Начинается работа, типовой порядок такой: подрядчик, выходя на объект, либо завозит свои материалы и передаёт заказчику, либо получает от последнего по форме, где все проходит на бумаге, когда операторы — и стой и с другой стороны — заносят данные в свои базы. Когда работа начинается, стартует ведение журналов работ, которые затем также оцифровываются операторами в виде таблиц Excel, и документов Word и согласовываются с заказчиком. То есть всё пишем в журнальчик и потом только оцифровываем — не говоря уже об учёте движения личного состава, перемещения оборудования и материалов. Так же с корректировками графиков работ и прочим.

Приёмка работ — тоже то ещё испытание. После предъявления работ выполняется подготовка исполнительной документации, куда входят акты скрытых работ, схемы-чертежи, разнообразные таблицы выполненных объёмов, сертификаты на продукцию, отчёты по списанным материалам заказчика или подрядчика. И после того, как этот талмуд собран, он передаётся заказчику, у которого эти документы ещё могут ходить месяц, где так же что-то теряется, что-то не подписывается, что-то переделывается, потом уточняется. Затем уже операторы и той и другой стороны заносят к себе в базы списание материалов, работ, услуг — и здесь уже снова закрадываются ошибки. Не говоря уже о ситуации, когда работы принимаются по локальному сметному расчёту, где закручены такие материалы, которые 100 лет уже не используются. Но так принята расценка, а потом бухгалтер, выкручивайся: как грамотно списать. (Провести бы здесь колоссальную проверку со стороны государства: актуализировать эти расценки, по законодательству, пройтись на предмет согласования контрактов по индивидуальным расценкам). А директорам это неинтересно: главное — деньги, работа, оплата.

Кстати к оплате. Когда ИД сдано и всех все устраивает, начинается составление любимой всеми КС2 и КС3. Документы несутся на проверку заказчику, ответственное лицо проверяет по своей табличке в Excel соответствие того, что по договору, с тем, что принесли. Там ещё документы где-то «ходят» неделями, и чтоб не изобретать велосипед просишь у заказчика доступ к их табличке — по своей части. Но нет: коммерческая тайна! В итоге делаем свою, где, как бывает, не идут копейки, и в итоге у инженеров таблички расходятся с бухгалтерскими как по работам, так и по материалам. И даже порой из-за этого проводки подрядчика отличаются от проводок заказчика, ведь при выставлении КС2 подрядчик, как правило, должен дать счёт-фактуру. А пока проверяются документы, уже другой квартал, НДС и т.д. В итоге В подрядчика провели документы, а у заказчика — ещё нет.

По завершении работ тоже носим кучу писем на согласование. Мы их и во время работ, конечно, носим кучу, но по завершении — особо. Начинается: для вывоза, списания остатков материалов, передачи, а так как базы и учётные Excelе-вские таблицы и у тех и у других отличаются, обнаруживаются нестыковки, которые уходят в месяцы.

Понятно, что порядок работы с документацией — это в то числе требование нашего законодательства. И что приходится обмениваться таким количеством бумаг, но уже сейчас можно даже с телефона в «другую реальность» уходить. Неужели нельзя настроить определённые права в базе данных заказчика, большинство документов вести электронно, давать доступ к таблицам и документам, в сеть самого заказчика (можно же определить уровень и ответственность подрядчика)? И, уже пройдя этап всех согласований, распечатывать электронные версии талмудов для архива и госконтролеров?

Конечно не везде так. Где-то вообще достаточно обменяться актами с счёт-фактурой — и все довольны. Только потом висит материал на остатках, чего-то не досписали — В тоже ведь непорядок.

В общем, пожелания от меня как от подрядчика вот какие. «Первому биту» стоит подумать над простым решением этого вопроса, а не просить сумасшедшие деньги за настройку предприятия по канонам 1С. Заказчику, в свою очередь, можно упростить эти процессы, обучив своих сотрудников работе в электронном формате. Сотрудникам заказчика имеет смысл глубже изучить предложения и технологии по взаимодействию на стройке и, конечно же, идти на контакт с подрядчиком по обмену документами в электронном формате. Государству же имеет смысл пересмотреть сметные расценки и, может быть, даже получится придумать единый реестр ИД по объектам. Ведь это, на самом деле, легко провернуть, когда есть цифровые подписи? Ведь налоги мы уже можем сдавать, не ходя в налоговую? Полагаю, что на реализации этой идеи можно сколотить состояние…

Что же на данный момент использует типовой подрядчик в своей повседневной деятельности в РФ? Это, как правило, набор программ 1С, офисный пакет от Microsoft и многие бесплатные электронно-почтовые службы. И, в принципе большинство заказчиков сидят на том же наборе, но, дорогие коллеги, неэффективно это. Давно неэффективно, ведь в такой схеме все теряют миллионы: слишком уж легко скрыть в этой схеме «сливки», а подрядчикам «залипнуть» по срокам и издержкам».

Вряд ли кто-то станет спорить с тем, что нужно стремиться упрощать систему, оптимизировать её, но не за счёт сотрудников, а за счёт грамотной автоматизации процессов, улучшения контроля работ и упрощения делопроизводства. Помните, как мы все лет десять назад стояли в очереди в разные окна в налоговой? Зато сейчас большинство вопросов можно решить в одном окне. То есть решить проблему реально — с помощью специального программного обеспечения. И на данный момент их существует огромное множество — одни масштабируемы, но дорогие, другие бесплатны, но обладают своей спецификой.

Вопрос об особенностях взаимодействия участников строительного В процесса В мы адресовали непосредственно первоисточникам — строительным компаниям. Мы спрашивали у специалистов, как в их организациях выстроено общение между отделами, как контролируется наличие товара на складе, соблюдение сроков выполнения работ и прочие нюансы. «Подбивать» статистику и пускаться в долгие рассуждения смысла нет: ответы получились на удивление однотипными. Приведём некоторые из них.

«Никакого специального программного обеспечения мы не используем, разве что 1С и электронную почту. Взаимодействие между отделами организовано с помощью почты. Может быть, всё дело в том, что у нас не такая большая линия производства, не конвейер, чтобы возникала необходимость регулярно контролировать остатки. Все нюансы мы обсуждаем конкретно с клиентом, после подписания договора в течение нескольких дней собирается продукция у поставщиков. Я думаю, что автоматизация в этом вопросе нужна, когда появляется складское хранение. Как только встаёт этот вопрос, появляется ответственное лицо и необходимость строгого учёта», — рассуждает коммерческий директор ООО «БТ-Сервис» Александр Телелеев.

«Компания наша только начала заниматься крупным строительством, мы ещё только осваиваем это направление. Так что пока что никаких специализированных программных продуктов мы не используем. У нас несколько объектов, и контроль за ними осуществляется в ручном режиме: выезжаем на каждый — ежедневно и бывает, что не по разу. Наличие материалов проверяем точно так же. Мы работаем в соответствии с проектом, то есть только когда завершается одна фаза, мы закупаем материалы на другую, и никаких современных средств для учёта не применяем. Не могу судить о том, насколько этот вариант эффективен, поскольку по другой схеме мне работать не доводилось», — говорит директор СК «Марсель» Владимир Четвергов.

«Никакой спецпрограммы мы не используем. У всех наших сотрудников есть доступ к серверу, где хранятся все документы. У каждого работника создана своя папочка. Имеется кнопка «Входящие», и человек может посмотреть, какие документы поступили из других отделов. Понятно, что мы, как, наверное, и все сегодня, используем 1С, свои программы есть у проектировщиков. Для отдела продаж разработана собственная программа — силами нашего сотрудника. Я думаю, если бы в этом была потребность, то были бы разработаны системы и для других отделов», — комментирует начальник инвестиционного управления СК «Реставрация» Евгения Долженко.

Строители в вопросах специфического программного обеспечения проявили удивительное единогласие. Но у медали всегда две стороны. Своим взглядом на ситуацию — с точки зрения подрядчика — поделился главный инженер ООО НПК «Дегидрол» Фёдор Мойсеёнок.

«Крупные корпорации, компании, холдинги сидят на специально выстроенных «под них» системах вроде САП, Microsoft Exchange, derectum, «Первый бит» и так далее. И порой, включиться в эту систему подрядчику не удаётся ввиду того, что доступ третьих лиц в БД — это нарушение безопасности предприятия. Вот и получается, что подрядчик с заказчиком в XXI веке обмениваются тоннами бумаг, теряя время, а В порой ещё и документы, портя и без того безрадостную экологическую обстановку.

Приблизительно такой порядок выстроен на типовом объекте — с точки зрения подрядчика.

Пункт первый — подписание контракта. Здесь мы оговариваем наши возможности, границы ответственности и условия с учётом нашего опыта работ на подобных объектах. Но как обстоят дела у других подрядчиков, какие предусмотрены смежные работы, мы не видим. И уже на этом этапе можно говорить о вполне реальных ошибках в вопросе определения сроков работ.

Дальше — больше. Начинается работа, типовой порядок такой: подрядчик, выходя на объект, либо завозит свои материалы и передаёт заказчику, либо получает от последнего по форме, где все проходит на бумаге, когда операторы — и стой и с другой стороны — заносят данные в свои базы. Когда работа начинается, стартует ведение журналов работ, которые затем также оцифровываются операторами в виде таблиц Excel, и документов Word и согласовываются с заказчиком. То есть всё пишем в журнальчик и потом только оцифровываем — не говоря уже об учёте движения личного состава, перемещения оборудования и материалов. Так же с корректировками графиков работ и прочим.

Приёмка работ — тоже то ещё испытание. После предъявления работ выполняется подготовка исполнительной документации, куда входят акты скрытых работ, схемы-чертежи, разнообразные таблицы выполненных объёмов, сертификаты на продукцию, отчёты по списанным материалам заказчика или подрядчика. И после того, как этот талмуд собран, он передаётся заказчику, у которого эти документы ещё могут ходить месяц, где так же что-то теряется, что-то не подписывается, что-то переделывается, потом уточняется. Затем уже операторы и той и другой стороны заносят к себе в базы списание материалов, работ, услуг — и здесь уже снова закрадываются ошибки. Не говоря уже о ситуации, когда работы принимаются по локальному сметному расчёту, где закручены такие материалы, которые 100 лет уже не используются. Но так принята расценка, а потом бухгалтер, выкручивайся: как грамотно списать. (Провести бы здесь колоссальную проверку со стороны государства: актуализировать эти расценки, по законодательству, пройтись на предмет согласования контрактов по индивидуальным расценкам). А директорам это неинтересно: главное — деньги, работа, оплата.

Кстати к оплате. Когда ИД сдано и всех все устраивает, начинается составление любимой всеми КС2 и КС3. Документы несутся на проверку заказчику, ответственное лицо проверяет по своей табличке в Excel соответствие того, что по договору, с тем, что принесли. Там ещё документы где-то «ходят» неделями, и чтоб не изобретать велосипед просишь у заказчика доступ к их табличке — по своей части. Но нет: коммерческая тайна! В итоге делаем свою, где, как бывает, не идут копейки, и в итоге у инженеров таблички расходятся с бухгалтерскими как по работам, так и по материалам. И даже порой из-за этого проводки подрядчика отличаются от проводок заказчика, ведь при выставлении КС2 подрядчик, как правило, должен дать счёт-фактуру. А пока проверяются документы, уже другой квартал, НДС и т.д. В итоге В подрядчика провели документы, а у заказчика — ещё нет.

По завершении работ тоже носим кучу писем на согласование. Мы их и во время работ, конечно, носим кучу, но по завершении — особо. Начинается: для вывоза, списания остатков материалов, передачи, а так как базы и учётные Excelе-вские таблицы и у тех и у других отличаются, обнаруживаются нестыковки, которые уходят в месяцы.

Понятно, что порядок работы с документацией — это в то числе требование нашего законодательства. И что приходится обмениваться таким количеством бумаг, но уже сейчас можно даже с телефона в «другую реальность» уходить. Неужели нельзя настроить определённые права в базе данных заказчика, большинство документов вести электронно, давать доступ к таблицам и документам, в сеть самого заказчика (можно же определить уровень и ответственность подрядчика)? И, уже пройдя этап всех согласований, распечатывать электронные версии талмудов для архива и госконтролеров?

Конечно не везде так. Где-то вообще достаточно обменяться актами с счёт-фактурой — и все довольны. Только потом висит материал на остатках, чего-то не досписали — В тоже ведь непорядок.

В общем, пожелания от меня как от подрядчика вот какие. «Первому биту» стоит подумать над простым решением этого вопроса, а не просить сумасшедшие деньги за настройку предприятия по канонам 1С. Заказчику, в свою очередь, можно упростить эти процессы, обучив своих сотрудников работе в электронном формате. Сотрудникам заказчика имеет смысл глубже изучить предложения и технологии по взаимодействию на стройке и, конечно же, идти на контакт с подрядчиком по обмену документами в электронном формате. Государству же имеет смысл пересмотреть сметные расценки и, может быть, даже получится придумать единый реестр ИД по объектам. Ведь это, на самом деле, легко провернуть, когда есть цифровые подписи? Ведь налоги мы уже можем сдавать, не ходя в налоговую? Полагаю, что на реализации этой идеи можно сколотить состояние…

Что же на данный момент использует типовой подрядчик в своей повседневной деятельности в РФ? Это, как правило, набор программ 1С, офисный пакет от Microsoft и многие бесплатные электронно-почтовые службы. И, в принципе большинство заказчиков сидят на том же наборе, но, дорогие коллеги, неэффективно это. Давно неэффективно, ведь в такой схеме все теряют миллионы: слишком уж легко скрыть в этой схеме «сливки», а подрядчикам «залипнуть» по срокам и издержкам».