Текст: Анна Кучумова

P align=justify>Текст: Анна Кучумова

Актуальность вопроса
Все наверняка хоть раз слышали историю о каком-либо современном крупном развивающемся предприятии, где работает парочка сотрудников, в чьи обязанности входит ведение документации: таблица Excel, в графы которой они вручную забивают количество произведенной или проданной продукции или любую другую информацию. Обычно анекдот подобного рода заканчивается тем, что сотрудник что-то напутал или не посчитал («человеческий фактор», никуда от него не деться), потерял за этим занятием целый день, или часть товара, которые он считал, в это время попросту украли. Такие истории не байки из советской действительности и не шутки, а реальная ситуация в нашей стране.
«В наследство от Советского Союза современной России достался очень разношерстный набор предприятий. Часть из них государственные, часть — коммерческие, поэтому естественно, что процесс информатизации идет не везде ровно.
Конечно, все компании сегодня используют компьютерную технику, но переход на какие-то полноценные базы данных, современное программное обеспечение осуществили далеко не все. Это замечание в полной мере относится и к органам государственной власти, которые так и не смогли унифицировать документооборот. Поэтому можно говорить, что лишь 50% российских предприятий полноценно используют современные IT-возможности», —  рассуждает директор ИА «TelecomDaily» Денис Кусков.
«Если в большинстве крупных компаний уже существует развернутая ИТ-инфраструктура, которая решает бизнес-задачи организации, то в небольших организациях (10-50 сотрудников)  зачастую мы наблюдаем следующую ситуацию: приходящий системный администратор, который занимается не стратегическим развитием инфраструктуры, а  решением задач, по мере их поступления (по принципу «сломалось–починили»), устаревшие или в принципе отсутствующие сервера, почта сотрудников на внешних почтовых серверах, что не позволяет контролировать ее и сохранять данные в случае расставания с сотрудником, разобщенная ИТ-инфраструктура, разные версии ПО у пользователей, хаотичное хранение корпоративной информации и данным по клиентам», — добавляет директор ООО «Макссофт-24» Надежда Худобердина.
Разработчики ПО в голос заявляют, что стройная IT-инфраструктура сегодня необходима любому предприятию, и что начинать планировать организацию рабочего пространства нужно одновременно с принятием решения об открытии организации — любого размера и профиля.

Что умеют системы информатизации
На сегодняшний день упростить и систематизировать можно три направления работы предприятия: бухгалтерию, клиентские базы и собственно управление компанией.
Самыми активными потребителями различных систем информатизации являются бухгалтеры и юристы — программы для них установлены практически на всех предприятиях. Причин можно назвать множество. Во-первых, именно здесь скапливается больше всего бумаг, в которых легко «заблудиться». Во-вторых, бухгалтерия — это отдел, работающий с «живыми» деньгами, которые компания больше всего боится потерять. Ну и в-третьих, именно бухгалтерские и юридические программы автоматизации являются самыми дешевыми, простыми и доступными, импортозамещение здесь проходит легко и безболезненно.
Системы управления взаимоотношениями с клиентами, они же CRM-системы, являются не столь популярными, как бухгалтерские системы, но тем не менее, очень распространенными. В первую очередь, среди компаний с обширной клиентской базой, которые живут за счет «холодных» звонков и активных продаж. С помощью CRM предприятия обретают ту самую клиентоориентированность, о которой сегодня в голос твердят все маркетологи. Программы такого типа умеют собирать информацию о клиентах их разных источников, хранить и систематизировать ее, что дает возможность проведения грамотных и продуманных маркетинговых акций. Также с их помощью можно отслеживать эффективность работы сотрудников предприятия.
Ну и наконец, управленческие системы, вроде ERP или EAM, являются самыми дорогостоящими, но и самыми универсальными и всеобъемлющими. Они дают возможность финансового контроля, управления персоналом и всем производственным циклом. Такие программы нечасто устанавливаются на российских предприятиях — потенциальных потребителей отпугивает высокая стоимость. По оценке TelecomDaily, только 16% представителей малого и среднего бизнеса могут похвастаться такими информационными системами.
Но постепенно ситуация меняется, ведь многие топ-менеджеры предприятий понимают, что уследить за всеми бизнес-процессами человеку и даже штату сотрудников непросто. Особенно, если часто приходится отлучаться из офиса. Здесь в дело вступают «облачные» системы, которые позволяют держать «руку на пульсе» из любой точки земного шара в режиме реального времени. «Облачным» локомотивом являются CRM-системы: в России они занимают 30%рынка. Ее предпочитает малый бизнес, руководители которого с радостью передает оператору все заботы по информационной безопасности и развитию ИТ-инфраструктуры. «Крупные рыбы» обычно отдают предпочтения решениям on-premise, то есть развернутым на собственной инфраструктуре. Хотя, по данным опроса, проведенного американской аналитической компанией IDC, 25% представителей крупных российских предприятий заявили о своей готовности перебраться «на облако», и почти 40% отметили, что в первую очередь перевели бы туда офисные приложения, работу с файлами и документами.

Кому это надо
Потребность в информатизации испытывают, в первую очередь, крупные компании. Эта необходимость растет по мере увеличения штата сотрудников и количества учитываемого оборудования, расширения клиентской базы и наращивания объемов производства.
«Программы автоматизации могут заметно оптимизировать работу многоканальной компании, которая обладает несколькими точками продаж, имеет обширную номенклатуру продукции, большой штат сотрудников. Создание единой системы учета и запуска в работу позволяет сократить время, уходящее на цепочку «заказ — производство — реализация готовой продукции». К сожалению, многие процессы сегодня продолжают работать по старинке: требуются согласования в нескольких инстанциях, причем, многие моменты регулируются СНиПами и ГОСТами, датированными прошлым веком. На это могут уйти недели, в то время как грамотное программное обеспечение позволяет реализовывать многие процессы в один момент времени: поступил заказ, появилось техническое задание, начался процесс производства», — говорит Денис Кусков.
«Конкуренция на рынке становится все более острой, она заставляет людей учиться, а компании меняться. В прошлом году наша компания приняла решение о внедрении системы управления проектами, постановки и контроля исполнения задач. Мы хотели получить единое информационное пространство компании, которое позволяло бы не только сохранять, но и активно использовать опыт выполненных проектов», — рассказывает системный администратор ООО «Сибирь-инжиниринг» Александр Фаткулин.
Кстати, если руководство компании ставит перед разработчиками программного обеспечения конкретные задачи и четко представляет, какие именно процессы начнут происходить по-новому, обретя информационную поддержку, результаты информатизации не заставят себя долго ждать.

Положительные примеры
Сегодня на рынке можно найти как универсальные системы, подходящие для большинства компаний, так и уникальные решения, призванные оптимизировать работу предприятий со специфическими потребностями. Примером первой может служить программный продукт Microsoft Office 365.
«Внедрение Microsoft Office 365 интересно для большинства компаний: эта система позволяет оптимизировать затраты, создать единое информационное пространство в организации, организовать удобный и быстрый доступ к необходимым документам и данным отовсюду.
Текущая экономическая ситуация стимулирует переход на Office 365. Во-первых, стоимость аппаратных ресурсов в результате роста курса валют увеличилась почти вдвое. В данном случае сервер находится в дата-центре Microsoft, что также снимает задачу обеспечивать бесперебойную работу и отказоустойчивость серверов. Во-вторых, внедрение продукта позволяет оптимизировать стоимость владения и поддержания программного обеспечения — не надо держать в штате отдельную единицу, вкладывать деньги в обучение, поскольку технологии не стоят на месте, а также отслеживать и обеспечивать переход на новые версии ПО, так как это делается автоматически. Кроме того, с учетом нестабильной экономической ситуации, это отличное решение, которое масштабируется как в сторону увеличения, так и уменьшения: если за год организация вырастет, можно просто добавить необходимое количество подписок, а в случае сокращения штата — уменьшить. За лишние лицензии платить не придется», — рассказывает Надежда Худобердина.
Пример специфической системы информатизации производства — проект измерения эффективности транспорта на горнодобывающем предприятии, который в настоящий момент тестирует шведский производитель спецтехники Scania. Информация о различных параметрах техники собирается с бортовых компьютеров автомобилей  и передается в системы управления автопарком и мастерские. Таким образом Scania планирует помочь транспортным компаниям уменьшить расход топлива, усовершенствовать планирование своих потоков, а также организовать более эффективную работу мастерских: зная о неисправностях, они смогут оперативно готовиться к предстоящему обслуживанию, что уменьшит время простоя техники.
Вообще же разработчики ПО культивируют не стандартизованный, а более локальный подход, то есть подстраивают программу под конкретный заказ. Даже несложные программы бухгалтерии подгоняются под конкретного пользователя, не говоря уже о более совершенных системах, задача которых — построить адекватную целям, эффективную и конкурентоспособную систему управления предприятием путем автоматизации рутинных и трудновыполнимых операций и организации сбора, обработки и анализа информации.
 
Что в результате
Рассуждать о пользе внедрения современных программ можно бесконечно, однако уже упомянутые 50% российских предприятий продолжают работать по «дедовской» схеме, перетаскивая кипы бумаг с места на место. И проблема здесь не только в стоимости программ (хотя и в ней, конечно, тоже). Системы автоматизации — не тот  продукт, который может дать мгновенные результаты.
Специалисты не устают повторять, что внедрение IT-технологий — не способ, а инструмент, позволяющий сделать бизнес более эффективным. Далеко не во всех случаях есть возможность оценить окупаемость программы информатизации, потому как прибыль компании  лишь косвенно зависит от ее наличия или отсутствия.
«Теоретически оценить эффективность произведенной информатизации несложно: нужно лишь заметить, уменьшилось ли время выполнения той или иной операции, удалось ли сократить штат или снизить требования к квалификации сотрудника, сопоставить отзывы клиентов до и после установки программы — все зависит от конкретных целей, которые ставила перед собой компания. Но на деле получается, что приходится отвечать на целый клубок вопросов, причем некоторые изменения неочевидны. Поэтому говорить о конкретных сроках окупаемости очень сложно, в разных направлениях бизнеса они могут составить от 1 до 15 (а иногда и более) лет», — поясняет Денис Кусков.
Хотя есть, конечно, и более оптимистичные мнения. Специалисты «Сибирь Инжиниринг» отмечают положительную динамику уже через несколько месяцев после установки программ информатизации.
«Проанализировав представленные на рынке системы, мы остановили свое внимание на продуктах компании Atlassian «Jira» и «Confluence». Установив их, мы получили информационную систему, которая посредством бизнес-процессов контролирует ход выполнения проектов, согласование задач и документов. Благодаря реализованному информационному пространству сотрудники компании активно используют базу данных выполненных проектов, что позволяет снизить трудозатраты на первичное проектирование до 50%. Начальники подразделений имеют четкое и ясное понимание занятости персонала, а руководители проектов способны отслеживать ход выполнения проектов в реальном времени», — говорит Александр Фаткулин.